1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z serwisem Eventago, kontaktem handlowym, zawieraniem i wykonywaniem umów oraz rozliczeniami jest ALFA BRAVO Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni, ul. Batalionów Chłopskich 27/2, 81-415 Gdynia, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001079070, NIP 5862400728, REGON 527393862, kapitał zakładowy 50 000 zł.
Jeżeli w przyszłości zostanie wyznaczony Inspektor Ochrony Danych, jego dane kontaktowe zostaną opublikowane w tym miejscu.
2. Kogo dotyczy polityka
Polityka dotyczy osób fizycznych, których dane mogą być przetwarzane przez nas jako administratora, w szczególności:
- osób odwiedzających stronę Eventago;
- osób kontaktujących się z nami przez formularz, e-mail lub telefon;
- przedstawicieli, pracowników i współpracowników klientów biznesowych oraz potencjalnych klientów;
- osób uprawnionych do korzystania z konta organizatora;
- dostawców, partnerów biznesowych i osób reprezentujących te podmioty;
- osób, których dane znajdują się w dokumentacji rozliczeniowej lub korespondencji biznesowej.
Dane uczestników wydarzeń wprowadzone do systemu przez organizatora zostały opisane osobno w punkcie 4.
3. Cele, zakres i podstawy przetwarzania
| Cel | Przykładowe dane | Podstawa | Okres |
|---|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie oferty | imię, nazwisko, służbowy e-mail, telefon, firma, treść wiadomości | art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu komunikacji biznesowej i sprzedaży; gdy kontakt prowadzi bezpośrednio do umowy także art. 6 ust. 1 lit. b RODO | do zakończenia rozmów, a następnie przez okres niezbędny do obrony przed roszczeniami |
| Zawarcie i wykonanie umowy B2B | dane reprezentantów, administratorów konta, dane kontaktowe i rozliczeniowe | art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, zależnie od roli osoby | przez czas trwania umowy i okres przedawnienia roszczeń |
| Rozliczenia, księgowość i obowiązki podatkowe | dane fakturowe, dane reprezentantów, historia płatności | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | przez okres wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych |
| Bezpieczeństwo systemu i dochodzenie roszczeń | logi, adres IP, identyfikatory sesji, historia operacji, dane konta | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | przez okres uzasadniony bezpieczeństwem i przedawnieniem roszczeń |
| Marketing własnych usług kierowany do kontaktów biznesowych | dane służbowe i historia relacji | art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a dla kanałów wymagających zgody - po uzyskaniu wymaganej zgody zgodnie z przepisami o komunikacji elektronicznej | do wniesienia skutecznego sprzeciwu, cofnięcia zgody lub ustania celu |
Podanie danych jest dobrowolne, ale może być konieczne do udzielenia odpowiedzi, przygotowania oferty, zawarcia umowy lub świadczenia usługi.
4. Dane uczestników wydarzeń
Eventago jako procesorJeżeli klient wykorzystuje Eventago do rejestracji i obsługi uczestników własnego wydarzenia, to klient - organizator co do zasady samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania danych uczestników i jest administratorem tych danych. ALFA BRAVO Sp. z o.o. przetwarza takie dane w zakresie koniecznym do dostarczenia systemu i zgodnie z udokumentowanymi instrukcjami klienta.
Zakres może obejmować dane rejestracyjne, dane kontaktowe, dane do faktury, informacje o bilecie i płatności, obecność, identyfikatory, certyfikaty, treść pól własnych formularza i historię operacji. Klient odpowiada za legalność pozyskania tych danych, zakres formularzy, treść obowiązków informacyjnych, zgód i komunikacji z uczestnikami.
Zasady powierzenia, poufności, podwykonawców, bezpieczeństwa, pomocy przy realizacji praw osób, naruszeń, retencji oraz zwrotu lub usunięcia danych powinny zostać określone w odrębnej umowie powierzenia przetwarzania danych zgodnej z art. 28 RODO.
5. Odbiorcy danych i podwykonawcy
Dane mogą być ujawniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu, w szczególności:
- dostawcom hostingu, infrastruktury, poczty i usług IT;
- dostawcom narzędzi do obsługi klienta, bezpieczeństwa, monitoringu technicznego i kopii zapasowych;
- operatorom płatności, jeżeli osoba korzysta z funkcji płatności - operator działa zgodnie z własnymi zasadami i rolą wynikającą z jego dokumentacji;
- biuru księgowemu, doradcom prawnym, podatkowym i audytorom;
- organom publicznym, gdy obowiązek udostępnienia wynika z prawa.
W przypadku danych powierzonych przez klienta lista podmiotów przetwarzających lub kategorie podwykonawców są określane w umowie powierzenia lub dokumentacji usługi.
6. Przekazywanie danych poza EOG
Dążymy do korzystania z dostawców przetwarzających dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli określony dostawca powoduje przekazanie danych do państwa trzeciego, stosujemy mechanizm wymagany przez RODO, np. decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne, a gdy jest to wymagane - dodatkowe środki ochronne.
7. Jak długo przechowujemy dane
Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to potrzebne do celu, dla którego zostały zebrane. Okres zależy od rodzaju relacji, obowiązków prawnych, ustawowych terminów przechowywania dokumentacji oraz okresów przedawnienia roszczeń. Dane przetwarzane na podstawie zgody są przetwarzane do jej cofnięcia lub wcześniejszego ustania celu, a dane oparte na prawnie uzasadnionym interesie - do skutecznego sprzeciwu lub ustania tego interesu.
Dla danych uczestników przetwarzanych na rzecz klienta okres retencji wynika przede wszystkim z dyspozycji klienta, wybranego pakietu, umowy oraz umowy powierzenia.
8. Prawa osób, których dane dotyczą
W zakresie przewidzianym przez RODO przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Jeżeli uważasz, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W przypadku danych uczestnika wydarzenia najskuteczniejszym pierwszym kontaktem jest organizator wydarzenia jako administrator. Jeżeli żądanie zostanie skierowane do nas jako procesora, przekażemy je właściwemu klientowi lub będziemy go wspierać zgodnie z umową powierzenia.
9. Pliki cookies i podobne technologie
Serwis może korzystać z technologii niezbędnych do prawidłowego działania strony i systemu, takich jak mechanizmy sesji, bezpieczeństwa i zapamiętywania ustawień. Technologie niezbędne mogą być stosowane bez odrębnej zgody w zakresie dopuszczonym prawem.
Technologie analityczne, marketingowe lub inne, które nie są konieczne do dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika, powinny być uruchamiane dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody. Użytkownik powinien mieć możliwość odmowy i późniejszej zmiany wyboru z porównywalną łatwością.
Zewnętrzne zasoby
Strona może pobierać zasoby od dostawców zewnętrznych, np. kroje pisma lub inne elementy techniczne. Przed uruchomieniem produkcyjnym zalecamy ograniczenie takich połączeń do niezbędnego minimum albo hostowanie zasobów lokalnie, aby zmniejszyć zakres przekazywanych danych technicznych.
Konfiguracja produkcyjna: jeżeli na stronie zostaną dodane Google Analytics, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag, narzędzia reklamowe, czaty lub inne niekonieczne skrypty, należy wdrożyć poprawny mechanizm zgody cookies i uzupełnić tę sekcję o rzeczywistą listę dostawców, cele i czasy przechowywania.
10. Bezpieczeństwo
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do charakteru usługi i ryzyka, w tym kontrolę dostępu, uwierzytelnianie, ograniczanie uprawnień, szyfrowanie transmisji, kopie zapasowe lub inne mechanizmy odporności - w zakresie właściwym dla danego wariantu wdrożenia.
Przy wdrożeniu na serwerze klienta odpowiedzialność za bezpieczeństwo jest dzielona zgodnie z zamówieniem. Klient odpowiada w szczególności za elementy infrastruktury pozostające pod jego kontrolą, jeżeli nie powierzono nam ich administracji.
11. Kontakt w sprawach prywatności
Wnioski dotyczące danych osobowych można kierować na adres [email protected] lub pisemnie na adres siedziby ALFA BRAVO Sp. z o.o., ul. Batalionów Chłopskich 27/2, 81-415 Gdynia.
12. Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana w przypadku zmian prawa, technologii, dostawców lub sposobu działania Eventago. Aktualna wersja jest publikowana na tej stronie wraz z datą obowiązywania. Istotne zmiany wpływające na sposób przetwarzania danych będą komunikowane w sposób odpowiedni do charakteru relacji.